A fim de se produzir um evento com qualidade, independente do público ou porte, a palavra-chave será, invariavelmente, a mesma: organização. Isso significa saber o que será necessário para a sua realização, como e quando cada item deve ser oferecido.
É fundamental não apenas alugar o espaço, divulgar palestrantes e enviar convites para o público-alvo correto, mas também prestar atenção aos itens de base, como o aluguel de notebooks, impressoras e computadores para eventos.
Para ajudá-lo na tarefa de contratar fornecedores de qualidade para seus eventos selecionamos algumas dicas que permitirão a você fazer uma escolha consciente e conquistar o merecido sucesso.
1- Planejar com antecedência
Ao produzir um evento, a de tempo é primordial. Somente assim a equipe responsável poderá fazer – de forma ordenada – o checklist com todos os itens que serão necessários à realização do projeto. Portanto, por menor que seja o prazo fornecido, é fundamental listar todos os serviços e equipamentos, incluindo os que serão usados por parceiros e contratados.
2- Buscar referências
De posse da lista de equipamentos, é chegada a hora de listar os fornecedores possíveis. No caso de ainda não conhecer nenhuma empresa para uma tarefa específica, uma boa forma de começar é buscar referências junto a pessoas de sua confiança (entre colegas, amigos e familiares). Assim, você já saberá, de antemão, aonde começar a sua busca.
Buscar referências representa um passo de extrema importância a fim de garantir a contratação de uma empresa que será plenamente capaz de atendê-lo e ajudá-lo a realizar um evento muito bem sucedido.
3- Contratar fornecedores de eventos com qualidade reconhecida
É super importante pesquisar a idoneidade do fornecedor, tempo de mercado, marcas parceiras e eventos anteriores por ele realizados. Quando possível, não deixe de buscar depoimentos para comprovar que a publicidade corresponde à realidade.
No momento, por exemplo, de fechar contrato para o aluguel de um desktop, notebook e impressoras para eventos, a busca será sempre pelo melhor fornecedor, uma empresa com ótima reputação no mercado.
4- Saber quais os equipamentos disponíveis
No afã da realização do evento, por vezes, verificamos no site ou e-mail do fornecedor a listagem de equipamentos que ele possui, mas é possível esquecer de verificar se todos eles estarão disponíveis. Este detalhe pode não significar muito, mas às vezes uma entrada HDMI ou entrada USB podem ser essenciais para o transcorrer tranquilo do evento.
Então, cabe redobrar a atenção quanto às especificações dos itens, na certeza de que eles correspondem às necessidades do projeto e se tudo que será necessário estará disponível para a data pretendida. Também cabe lembrar aqui que para alguns materiais será necessário o uso de cabeamento especial, pontos de energia com voltagem e amperagem específicos e – algo muito necessário – o uso e compartilhamento de uma conexão da internet de alta qualidade.
5- Detalhar o contrato
Quando possível, deixe a cargo de uma pessoa – de preferência do departamento jurídico – a elaboração e conferência do contrato. A leitura minuciosa dos itens, a conferência da listagem, a marcação dos horários de chegada e saída, suporte técnico, tudo isso permitirá saber e formalizar com clareza os deveres e direitos de cada um.
Ao estabelecer papéis claros, as chances de quaisquer erros e contratempos acontecerem podem ser drasticamente diminuídas.
6- Testar os produtos
No início da postagem, apresentamos a importância do planejamento para alcançar o sucesso. Isso significa que você e sua equipe devem, não apenas listar tudo o que será necessário, mas também, garantir o funcionamento dos itens na hora H, afinal você só terá aquele dia do evento.
Lembre-se de combinar com as equipes do aluguel dos equipamentos a chegada com antecedência e faça questão de que um membro da equipe esteja presente para testar o funcionamento geral. Essa é uma garantia para ambas as partes, evitando correrias para encontrar soluções de última hora.
A partir das dicas fornecidas estabelecemos a grande importância de contratar fornecedores de eventos de qualidade. Portanto, nunca conte com a sorte para alcançar o sucesso nos seus projetos, alugando equipamentos com empresas experientes, que entendem o mercado e as necessidades de sempre realizar cada serviço com excelência.
A Compumake é especialista em atender empresas que buscam como solução o aluguel de equipamentos de informática. Há 20 anos, desenvolve projetos de locação para eventos para atender à estrutura interna das empresas, trabalhando no curto, médio e longo prazo.
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